Kanban is bij Toyota ontwikkeld door Taiichi Ohno. Hij was op zoek naar een efficiënt systeem waarmee een hoger productiviteitsniveau kon worden bereikt. Kanban is een visuele Lean Tool en wordt vaak toegepast in combinatie met JIT (Just-In-Time). Componenten worden alleen geproduceerd als er vraag naar is. Kanban is afgeleid van het Japanse kan, wat ‘visueel’ betekent en ban, wat ‘kaart of bord’ betekent. Door gebruik te maken van eenvoudige signaleringskaarten (tegenwoordig ook digitaal mogelijk) kan men een sein geven wanneer er iets nodig is. Bijvoorbeeld bij het bestellen van specifieke producten.

Kanban in een Agile omgeving / Software ontwikkeling

Kanban in een Agile omgeving en/of softwareontwikkeling is afgeleid van Kanban dat in Lean manufacturing wordt gebruikt om productieprocessen te optimaliseren. Microsoft-ingenieur David J. Anderson realiseerde zich in 2004 hoe deze door Toyota bedachte methode een proces kon worden dat van toepassing was op elk type organisatieproces, en was een van de belangrijkste drijfveren achter de ontwikkeling van de Kanban-methode in softwareontwikkeling.

Principes van Kanban

• Begin met wat je nu doet – verbeter je huidige proces, vind het niet opnieuw uit.
• Spreek met elkaar af dat jullie een stapsgewijze, evolutionaire verandering nastreven – als de bedrijfspolitiek lastig is of er veel weerstand wordt verwacht, kan een zachtere, incrementele benadering de juiste manier zijn, maar er moet wel overeenstemming worden bereikt om het op deze manier aan te pakken.
• Houdt het huidige proces, de rollen, verantwoordelijkheden en titels (voor nu) in stand – hiermee schrik je minder snel de mensen af en zorg je voor meer draagvlak. Zo verlaag je de drempel om te veranderen.
• Moedig leiderschap aan op alle niveaus in je organisatie – personen die geloven dat verbetering mogelijk is, moeten zich gestimuleerd voelen om het aan te geven en uit te voeren.

Algemene gebruiken binnen Kanban

• Visualiseer (de werk-, workflow- en bedrijfsrisico’s) – Probeer wat onzichtbaar is, zichtbaar te maken. Zodra onzichtbaar werk, workflows en bedrijfsrisico’s zichtbaar zijn, is het mogelijk deze beter te beheren en dit gezamenlijk aan te pakken.
• Beperk WIP (Work in Progress) – het beperken van WIP houdt in dat we een ‘pull-systeem’ implementeren op (een deel van) de workflow. Begin pas aan nieuw werk aan als er capaciteit beschikbaar is en doe vooral niet teveel tegelijkertijd. Als je het aantal items waaraan je werkt beperkt, worden deze items sneller opgeleverd.
• Beheer de ‘workflow’ – de flow en status van werkitems in de workflow moet worden gecontroleerd en gerapporteerd. Geoptimaliseerde workflow betekent dat je systeem zowel snel waarde creëert, risico’s minimaliseert en kosten van vertraging vermijdt, en dit ook op een voorspelbare manier doet.
• Maak duidelijke afspraken over je beleid – Wanneer er geen regels zijn voor hoe we een creatieve activiteit uitvoeren (zoals softwareontwikkeling), of als deze regels onduidelijk of niet beschreven zijn, is het vaak moeilijk of onmogelijk om een ​ rationele, empirische en objectieve discussie te voeren over het verbeteren hiervan.
• Implementeer Feedback Loops – Door feedback zijn we in staat om goede proces- en beleidsaanpassingen te maken. We begrijpen namelijk wat de resultaten zijn in vergelijking met de verwachtingen of wensen die we vooraf hadden.
• Samen verbeteren en experimenteel evolueren (met behulp van modellen en de wetenschappelijke methode) – Wanneer teams een gedeeld begrip hebben van theorieën over werk, workflow, proces en risico, is de kans groter dat ze voor een probleem verbeteringen kunnen voorstellen én dat ze overeenstemming kunnen vinden in de manier waarop ze dat kunnen doorvoeren. Door het gebruik van modellen kan een team een ​​voorspelling doen over het effect van een verandering (of interventie). Nadat de wijziging is doorgevoerd, kan het resultaat worden gemeten. De uitkomst kan worden vergeleken met de voorspelling die van het model wordt verwacht. Tenslotte kan worden vastgesteld of de wijziging ook een daadwerkelijke verbetering is geweest.

Kanban Bord

Het Kanban bord, ontworpen voor de context waarin het wordt gebruikt, kan aanzienlijk variëren en kan typen werk, kolommen die workflow-activiteiten afbakenen, expliciete beleidsregels en ‘swimming lanes’ weergeven (rijen die meerdere kolommen kruisen, soms gebruikt om User Stories per functie te groeperen). Het doel is om de algemene workflow en de voortgang van individuele items duidelijk te maken voor deelnemers en stakeholders.

Hier wat voorbeelden van Kanban borden:

De borden kun je hier downloaden: Kanban boards

Als je meer over Kanban wilt leren, neem dan contact met ons op!